10.4.1. e-Oda Projesi Kapsamında Üye Sicil Sistemi

1990 yılında üye sicillerinin bilgisayar ortamında takibine yönelik çalışmalar başlatılmış ve birçok yenileme projeleri ile günümüze kadar gelmiştir. Günümüzde bu çalışmanın son aşaması e-Oda Projesi ile bütünleşmiştir.

 

İstanbul Büyükkent Şubesi tarafından başlatılan bu yenilenme projesi Genel Merkez tarafından devir alınarak e-Oda Projesinin bir temel ayağı haline getirilmiştir. Yapılan çalışmalarla da yazılım örgüt birimlerinin kullanımına açılmış ve bu alanda standartlaşma süreci tamamlanmıştır. Halen pilot şube olarak kabul edilen şubemizde geliştirme çalışmaları sürmektedir. Bu yenilenme çalışması sayesinde üye hizmetlerinde önemli derecede nitelik artışı sağlanmıştır. Özellikle üyenin iletişim olanakları gözetilerek e-posta, faks, posta ve telefon yolları ile üyeye ulaşılabilmektedir. Üye aidat ödeme sisteminin güçlendirmesi yeni taksit olanakları da getirmiştir.

 

Mevcut sistemde izlenebilen bilgiler:

Üye Sicil Sistemi

 

Üyenin Yaptığı Çalışmalar ve Mesleki Yaşam Bilgileri

 

Evrak Arşivi

 

Çok Amaçlı Adres Bölümü

 

Üye Sicil Sisteminde Belge ve Bilgi Standartları

e-Oda Projesinin önemli hedeflerinden biri de belge ve bilgi standardı oluşturmaktır. Üye takip programın merkez tarafından standart hale getirilmesi bilgi ve belge standartlarının oluşumu için önemli bir aşama olmuştur.

 

İlk aşamada sıkça kullanılan bazı temel belgeler standart hale getirilip pilot şube olan İstanbul Büyükkent Şubesi’nde üye takip programına adapte edilerek uygulamaya sokulmuştur.

 

İlk Aşama Standartlaştırılmış Belgeler

Üye Takip Programı’nın şubelerde kullanılmaya başlanılması neticesinde bazı temel belgelerin standartlaştırılması sağlanmıştır. Bu belgeler şunlardır:

 

UYE ETK001- POSTALAMA ADRESI A4 3X8
UYE SB001- TANITMA TESCILLI
UYE SB002- TANITMA TESCILSIZ IHALE
UYE SB003- TANITMA TESCILSIZ DIGER
UYE SB004- BURO TESCIL BELGESI
UYE SB005- BURO TESCIL ILK BASVURU
UYE SB006- BURO TESCIL YENILEME FORMU
UYE SB007- KIMLIK BASVURU FORMU
UYE SB008- KIMLIK BASIMI FORMU
UYE SB009- TAKSITLENDIRME RAPORU
UYE SB009A- TAAHUTNAME VEREN UYE FORMU
UYE SB010- SECIM KURULU LISTESI
PROJE SBMD01- SICILDURUM BELGESI
PROJE SBMD02- TUS SICIL DURUM BELGESI
MAKBUZ YTL - MAKBUZ PROJE
MAKBUZ YTL – MAKBUZ

 

Oda-Üye İletişim Ağı

Üye takip programında yer alan e-posta gönderme, faks gönderme, postalama ve iade işlerinin takibi özellikleri, oda-üye iletişiminin güçlendirmesine önemli ölçüde katkı sağlanmıştır.